Kebijakan Privasi BiiSmart Cluster
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana BiiSmart Cluster mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengungkapkan, menghapus, dan melindungi data pribadi Pengguna. Dokumen ini berlaku untuk aplikasi web, mobile, dashboard admin, API, dan layanan pendukung BiiSmart Cluster.
1. Peran dalam Pemrosesan Data
Dalam banyak penggunaan layanan, Pengelola Cluster bertindak sebagai pihak yang menentukan tujuan dan dasar pemrosesan data warga atau operasional komunitas. BiiSmart Cluster memproses data tersebut untuk menyediakan platform sesuai instruksi dan konfigurasi Pengelola Cluster. Untuk data akun, dukungan, keamanan, penagihan layanan, dan komunikasi langsung dengan Pengguna, BiiSmart Cluster dapat bertindak sebagai pihak yang menentukan tujuan pemrosesan sesuai hukum yang berlaku.
2. Kategori Data yang Diproses
- Data identitas dan kontak: nama, email, nomor telepon, alamat unit, nomor rumah, foto profil, identitas kepenghunian, dan informasi sejenis yang diperlukan.
- Data hunian dan keluarga: data unit, status kepemilikan atau kepenghunian, anggota keluarga, kendaraan, penghuni tambahan, dan relasi dengan unit.
- Data keuangan dan administrasi: tagihan, pembayaran, bukti transfer, riwayat transaksi, kas, invoice, dan dokumen administrasi komunitas.
- Data keamanan dan fasilitas: tamu, gate pass, jadwal petugas, patroli, insiden, laporan warga, reservasi fasilitas, aset, dan catatan operasional terkait.
- Data teknis: alamat IP, jenis perangkat, sistem operasi, browser, token notifikasi, log akses, waktu aktivitas, cookie, dan data diagnostik aplikasi.
- Data dari integrasi: data yang berasal dari payment gateway, email, WhatsApp, CCTV, perangkat keamanan, penyimpanan, atau layanan lain yang diaktifkan oleh Pengelola Cluster.
3. Dasar dan Tujuan Pemrosesan
Data pribadi diproses berdasarkan satu atau lebih dasar yang diakui UU PDP, termasuk persetujuan, pelaksanaan perjanjian, pemenuhan kewajiban hukum, pelindungan kepentingan vital, pelaksanaan tugas untuk kepentingan umum atau pelayanan komunitas, dan/atau kepentingan sah yang seimbang dengan hak Pengguna.
Tujuan pemrosesan meliputi penyediaan akun dan akses, verifikasi pengguna, pengelolaan unit dan warga, penerbitan tagihan, pencatatan pembayaran, komunikasi pengumuman, pengelolaan tamu dan keamanan, penanganan laporan, audit, pencegahan penyalahgunaan, peningkatan layanan, pemenuhan kewajiban hukum, serta dukungan teknis.
4. Pengungkapan kepada Pihak Ketiga
Data pribadi dapat diungkapkan secara terbatas kepada Pengelola Cluster, petugas yang berwenang, penyedia infrastruktur, payment gateway, penyedia komunikasi, penyedia penyimpanan, konsultan profesional, auditor, atau otoritas yang berwenang apabila diperlukan untuk menjalankan layanan, memproses transaksi, menjaga keamanan, atau memenuhi kewajiban hukum. BiiSmart Cluster tidak menjual data pribadi untuk kepentingan komersial pihak ketiga.
5. Penyimpanan dan Retensi
Data disimpan selama akun aktif, selama dibutuhkan untuk tujuan layanan, selama diperlukan oleh Pengelola Cluster, atau selama diwajibkan oleh hukum dan kebutuhan pembuktian transaksi. Setelah tujuan pemrosesan berakhir, data dapat dihapus, dianonimkan, dibatasi aksesnya, atau disimpan dalam arsip terbatas sesuai kebijakan retensi dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6. Keamanan Data
BiiSmart Cluster menerapkan pengamanan teknis dan organisasi yang wajar, termasuk kontrol akses berbasis peran, audit log, enkripsi saat transit, pencadangan, pemantauan keamanan, pembatasan akses internal, dan prosedur penanganan insiden. Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko, namun kami berupaya menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data secara berkelanjutan.
7. Hak Subjek Data Pribadi
Sesuai UU PDP, Pengguna dapat memiliki hak untuk memperoleh informasi, mengakses data, memperbaiki atau memperbarui data, mengakhiri pemrosesan, menghapus atau memusnahkan data, menarik persetujuan, membatasi pemrosesan, mengajukan keberatan, memperoleh salinan data, dan menggunakan hak lain yang tersedia berdasarkan hukum. Pelaksanaan hak dapat dibatasi apabila terdapat kewajiban hukum, kepentingan pembuktian, keamanan, atau alasan sah lain sesuai peraturan perundang-undangan.
8. Cara Mengajukan Permintaan Privasi
Permintaan terkait data pribadi dapat diajukan melalui menu bantuan aplikasi, Pengelola Cluster, atau kontak privasi resmi BiiSmart Cluster. Untuk menjaga keamanan, kami dapat meminta verifikasi identitas dan informasi pendukung sebelum memproses permintaan.
9. Cookie dan Teknologi Serupa
Kami dapat menggunakan cookie atau teknologi serupa untuk menjaga sesi login, mengingat preferensi, meningkatkan keamanan, menganalisis performa, dan memperbaiki pengalaman pengguna. Pengguna dapat mengatur preferensi cookie melalui browser, namun sebagian fitur mungkin tidak berjalan optimal apabila cookie tertentu dinonaktifkan.
10. Transfer dan Lokasi Pemrosesan
Data dapat diproses di pusat data, server, atau layanan pihak ketiga yang berada di dalam atau di luar Indonesia, sepanjang diperlukan untuk menjalankan layanan dan dilakukan dengan perlindungan yang sesuai berdasarkan hukum yang berlaku.
11. Insiden Keamanan
Apabila terjadi insiden keamanan yang berdampak pada data pribadi, BiiSmart Cluster akan melakukan langkah penanganan, mitigasi, investigasi, dan pemberitahuan kepada pihak terkait sesuai tingkat risiko dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
12. Privasi Anak dan Penghuni di Bawah Umur
Data anak atau penghuni di bawah umur hanya diproses apabila diperlukan untuk administrasi hunian, keamanan lingkungan, atau layanan komunitas, dan harus dimasukkan atau disetujui oleh orang tua, wali, atau pihak yang berwenang.
13. Perubahan Kebijakan Privasi
Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui untuk menyesuaikan layanan, praktik keamanan, atau ketentuan hukum. Apabila perubahan bersifat material, Pengguna dapat diminta membaca dan menyetujui versi terbaru sebelum melanjutkan penggunaan layanan.
14. Kontak Privasi
Pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait pelindungan data pribadi dapat disampaikan melalui kontak Data Protection Officer (DPO) atau kanal dukungan resmi yang tercantum di aplikasi BiiSmart Cluster.